Professionelle Aktenvernichtung nach DIN-Norm

Für personenbezogene Daten verlangt die DIN 66399 mindestens Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe P-3. In der Praxis hat sich P-4 als Standard durchgesetzt – dabei bleiben Partikel von höchstens 160 mm² übrig, eine Rekonstruktion ist damit praktisch ausgeschlossen.

Für besonders sensible Unterlagen wie Personal-, Gesundheits- oder Mandantenakten empfehlen wir P-5. Wenn Sie unsicher sind, welche Stufe angemessen ist: Wir schauen uns das gemeinsam an.

Als grobe Orientierung gelten drei Fristen:

10 Jahre für Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Lageberichte.
8 Jahre für Buchungsbelege – diese Frist wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.
6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen.

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Ob eine Unterlage bereits vernichtet werden darf, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater – diese Prüfung können wir Ihnen nicht abnehmen.

Ja. Sie erhalten ein Vernichtungsprotokoll mit Datum, Menge und angewandter Sicherheitsstufe, dazu ein Übernahmeprotokoll für die Abholung.

Diese Dokumentation brauchen Sie für Ihre Rechenschaftspflicht nach Artikel 5 der DSGVO – Sie müssen belegen können, dass personenbezogene Daten ordnungsgemäß gelöscht wurden.

Heft- und Büroklammern können drin bleiben. Die Anlagen kommen damit zurecht, und die Metallreste werden nach dem Schreddern aussortiert und verwertet.

Aktenordner mit Metallmechanik geben Sie am besten getrennt dazu: Die Mechanik wird separat verwertet, der Pappdeckel geht ins Altpapier.

Der Preis hängt an vier Dingen: Behältergröße, Abholrhythmus, geforderte Sicherheitsstufe und Ihr Standort.

Eine einmalige Archivauflösung kalkulieren wir anders als eine regelmäßige Leerung im Monatsrhythmus. Sagen Sie uns, worum es geht – Sie bekommen ein unverbindliches Angebot.

Ja. Digitale Datenträger werden getrennt vom Papier gesammelt, weil sie ein anderes Vernichtungsverfahren brauchen.

Unser Tipp: Löschen oder überschreiben Sie die Daten vor dem Einwurf zusätzlich. Das kostet wenig Mühe und erhöht die Sicherheit auf dem Weg zur Anlage.

Die Sicherheitsbehälter sind verschließbar – wahlweise mit Schlüssel oder Zahlencode. Sie werden verschlossen abgeholt und erst in der zertifizierten Vernichtungsanlage geöffnet.

Diese geschlossene Sicherheitskette ist der Kern des Verfahrens: Zwischen Ihrem Büro und dem Schredder hat niemand Zugriff auf die Unterlagen. Transport und Vernichtung übernimmt geschultes Fachpersonal.

Für den laufenden Bürobetrieb reichen meist Behälter mit 70 bis 240 Litern, die in festem Rhythmus geleert werden.

Bei einer Archivauflösung oder einem Umzug sind größere Behälter bis 1.500 Liter oder ein Absetzcontainer sinnvoll. Die Übersicht aller Größen finden Sie weiter oben auf dieser Seite.